Plantilla para hacer Análisis de Brechas en el Desempeño: Los 3 Elementos Claves para un Análisis Efectivo.

gap analysis templatePlantilla para Análisis de Brechas de Desempeño. – El análisis de brechas en el desempeño compara las brechas que hay entre el desempeño real de una organización y su desempeño potencial. En el análisis de brechas, lo típico es hacer una lista del estado actual de una organización, del estado que se desea lograr y  un plan que abarque las acciones y medidas necesarias para cubrir las brechas entre uno y otro. Este tipo de análisis puede iluminar y generar mucha comprensión  acerca del funcionamiento y desempeño de una organización. Resulta apropiado tanto para negocios, como para organizaciones más orgánicas tales como aulas de clases o comunidades.

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El análisis de brechas de desempeño es mucho más orgánico que el análisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) que se ocupa de visualizar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas y que típicamente sigue un patrón de cuatro cuadrantes. El análisis de brechas puede ser o muy cuantitativo, o muy conceptual y para plasmar los datos necesarios se pueden usar o las hojas de Excel o sus flujogramas. El analista tiene mucha más libertad en relación a aquello en lo que elegirá enfocarse. Por otro lado, hay aspectos que resultan importantes e incluso claves y que deben ser parte de cualquier análisis de brechas. Cada plantilla para el análisis de brechas debe contener los componentes que se mencionan a continuación:

I. Las Descripciones de los Estados

El primer paso en un análisis de brecha es identificar el estado actual y el estado futuro que se desea. Esto puede lograrse describiendo lo siguiente:

1. Tu Estado Actual

Todo análisis de brechas comienza con una introspección. La plantilla para el análisis debe comenzar con una columna etiquetada  con el nombre ‘Estado Actual’ en la que se elabora la lista de todos los aspectos que se quieren ver mejorados. El enfoque puede ser tan amplio (por ejemplo: toda la compañía), o tan estrecho (por ejemplo: las políticas de Recursos Humanos en relación a las divisiones de la Gerencia de Atención al Cliente) como se quiera y como sea apropiado al objetivo. El análisis puede ser cuantitativo (‘actualmente tenemos 50 órdenes diarias’), cualitativo (‘falta de diversidad en el lugar de trabajo’), o puede ser de ambos tipos. La clave está en ser específico y usar los aspectos fácticos de lo que se quiere analizar. Hay que poner especial énfasis en identificar las debilidades.

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2. El Estado Futuro

El estado futuro representa la condición ideal en la quisieras que tu organización estuviera. Este estado puede ser muy específico (ejemplos: ‘aumentar el número de órdenes a 100 por día’; ‘disminuir el ausentismo en un 25%) o  muy genérico (crear una cultura laboral más inclusiva). Tu plantilla para el análisis de brechas debe incluir todos los atributos ideales para los renglones actuales.

A veces, puede ocurrir que ni siquiera tienes una idea clara de cuál podría ser el estado ideal en el futuro y podría ser que estuvieras haciendo un análisis de brecha como ejercicio de auto-mejoramiento. En esos casos, puedes anotar N/A en la columna del estado futuro.

II. Tendiendo Puentes

En este momento del análisis, identificas y describes la brecha, antes de encontrar modos de remediarla.

1.  Identificación de la Brecha

La siguiente columna en tu plantilla de análisis de brechas debe mostrar si un gap existe entre el estado actual y el estado futuro. Un simple ‘Sí’ o ‘No’ será suficiente (una descripción de la brecha se hará en la siguiente columna)

2. Descripción de la Brecha

La descripción de la brecha debe mostrar los elementos que constituyen la brecha entre el estado actual y el estado futuro. La descripción debe ser consistente con los estados actual y futuro. Puede ser cualitativa (‘ausencia de políticas claras en Recursos Humanos para el despido de empleados’) o cuantitativa (‘50 órdenes por día de diferencia entre el estado actual y el ideal’). Esto sólo debe servir como descripción, no como solución.

III. Factores  y Remedios

Aquí es donde identificas los factores responsables por las diferencias entre tu desempeño actual y tu desempeño futuro. Puedes usar estos datos para generar soluciones y planes de acción para enfrentar la brecha de desempeño.

1. Factores Responsables por la Brecha

La próxima parte de tu plantilla de análisis de brechas debe contener la lista de todos los factores responsables por la existencia de la brecha que está descrita en la columna anterior. Esta lista debe ser específica, objetiva y relevante (ejemplo: una evaluación previa muy pobre puede ser una de las razones del alto ausentismo laboral).

2. Soluciones, Acciones y Propuestas.

El último paso en un análisis de brechas es elaborar la lista de todas las posibles soluciones para llenar la brecha entre el estado actual y el estado ideal. Estas soluciones deben ocuparse directamente de los factores identificados en la columna anterior (ejemplo: ‘requerir un video a los posibles candidatos a un empleo para hacer una evaluación previa a la entrevista, para solucionar el problema de evaluación previa’). Las soluciones también deben estar orientadas a la acción y ser muy específicas (Ejemplo: ‘cierra el trato con un nuevo procesador de pagos para evitar el abandono del carrito de compras’ en vez de algo genérico como: ‘tomar medidas para evitar el abandono del carrito’). Puedes aprender cómo crear más soluciones orientadas a la acción en estos cursos orientados a la Planificación y Desarrollo de Negocios.

El análisis de brechas de desempeño puede ser una herramienta muy efectiva para analizar y comprender una organización. Por supuesto, es particularmente útil en el establecimiento de nuevos negocios porque te ayudarán a comprender mejor cómo organizarlo y hacia dónde orientar los recursos.

Y tú, ¿Cómo haces tu análisis de brechas? ¡Comparte tus secretos en el área de comentarios!